Ejecución de acciones en procesos relacionados
Normalmente, las acciones se ejecutan en el objeto en el que se basa, por ejemplo, agregar una Nota a una Solicitud o aprobar un Cambio. No obstante, a veces es necesario ejecutar un proceso en una acción de uno o más procesos relacionados. Esto se puede hacer con un tipo de acción denominado Acción relacionada. Usted crea la acción relacionada en el objeto de origen, que podrá utilizar en un proceso del objeto de origen pero que se ejecutará en un proceso del objeto de destino.
Estos son algunos ejemplos de uso:
- Agregar una nota a un Problema que a su vez agrega una nota a todos los Cambios adjuntos al Problema.
- Desde una Incidencia, completar todas las Tareas de la Incidencia.
- Desde un Cambio, ejecutar una acción que también progresa un Problema adjunto a un estado nuevo.
No es posible propagar acciones relacionadas en procesos secundarios del objeto de destino.
Para crear una acción relacionada:
- En Diseñador de objetos, abra el objeto en el que desee utilizar la acción (el objeto de origen).
Por ejemplo, si desea agregar una nota a un Problema que a su vez agregue una nota a los Cambios adjuntos al Problema, abra el objeto Problema. - En la lista Atributos, haga clic en la relación o colección a la que desee agregar la acción (el destino).
Debe ser una relación con un objeto o colección para los que pueda crear un proceso (es decir, que tenga la propiedad ¿es un proceso? ajustada como Verdadero).
Por ejemplo, si desea agregar una nota a un Problema que a su vez agregue una nota a los Cambios adjuntos al Problema, seleccione la colección Cambios. - En la lista Acciones, haga clic en Administrar acciones.
Aparece el cuadro de diálogo Administrar acciones. - Haga clic en Agregar.
Se añadirá una nueva fila a la lista Acciones. - En la lista Tipo de acción, seleccione Acción relacionada.
- En la lista Acción relacionada, seleccione la acción que desee ejecutar en el objeto relacionado de las que hay disponibles, no todas las acciones están disponibles como acciones relacionadas.
Por ejemplo, si desea agregar una nota a un Problema que a su vez agregue una nota a los Cambios adjuntos al Problema, seleccione la colección Agregar nota. - Agregue un Título para la acción relacionada y luego haga clic en Aceptar y guarde los cambios que ha realizado al objeto.
Es recomendable utilizar un título con formato <acción relacionada> en/a (todos) <destino> – por ejemplo, Agregar nota a todos los cambios.
La acción relacionada se crea y está disponible para utilizarse como acción automática para el módulo asociado en Diseñador de procesos
Cuando se crea una acción relacionada, se puede utilizar en un proceso de diseño.
Puede utilizar las acciones relacionadas como sólo acciones automáticas, por eso es posible que necesite agregar una acción manual que pueda utilizar para activar la acción automática relacionada.
Para agregar una acción relacionada a un proceso:
- Abra el proceso de origen en el Diseñador de procesos.
Por ejemplo, si desea agregar una nota a un Problema que a su vez agregue una nota a los Cambios adjuntos al Problema, abra un proceso de Problema. - Agregue una Instancia de acciones al diseño del proceso.
Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar acción. - Seleccione la acción que desee utilizar para activar la acción automática relacionada o cree una acción nueva.
Por ejemplo, si desea agregar una nota a un Problema que a su vez agregue una nota a los Cambios adjuntos al Problema, utilice la acción Agregar nota del Problema. - Agregue una Instancia de acciones automáticas al diseño del proceso.
Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar acción. - Seleccione la acción relacionada que creó antes (en nuestro ejemplo, Agregar nota a todos los cambios) y haga clic en Aceptar.
Aparecerá la ventana de la acción relacionada. - Rellene la ventana como sea necesario y a continuación, haga clic en Aceptar.
Por ejemplo, puede hacer clic con el botón derecho sobre un campo y seleccione Tipo de valor para agregar un valor de tiempo de ejecución para que el control rellene los campos de la nota de Cambios con los valores introducidos en la nota del Problema.
Para obtener más información sobre el uso de los tipos de valores, consulte Especificar valores dinámicos para acciones automáticas.
La propiedad Propagar acciones en procesos secundarios no está disponible en acciones relacionadas.
- En caso necesario, en la propiedad Filtro de acciones relacionadas del cuadro Propiedades, seleccione el filtro que desee utilizar, o haga clic en Nuevo.
Esto le permitirá agregar un filtro a las propiedades para que la acción automática se ejecute sólo en un conjunto secundario de elementos de la colección. Por ejemplo, si la acción relacionada agrega una nota a todos los Cambios que se adjuntan a un Problema, se puede agregar un filtro para seleccionar sólo los Cambios que se encuentren en un estado específico y luego agregar la nota sólo en dichos Cambios. - Vincule los componentes de procesos como necesite y guarde los cambios.
La acción que utilice para activar la acción automática relacionada no tiene nada que ver con la acción relacionada. En el ejemplo de arriba, al agregar una nota a un Problema, se activa una acción automática relacionada para agregar una nota relacionada en cada Cambio adjunto al Problema. No obstante, puede agregar una nota a cada Cambio adjunto al Problema cuando ejecute una acción que cambie el estado del Problema. Por ejemplo, puede utilizar una acción automática relacionada después de la acción Agregar diagnóstico en el proceso Problema simple para agregar una nota con el texto Diagnóstico del problema completado en cada cambio adjunto.
Manejo de las acciones relacionadas no disponibles
De manera predeterminada, si la acción relacionada no está disponible en ninguno de los elementos de destino cuando se activa mediante la acción del objeto de origen, no se ejecutará NINGUNA de las acciones relacionadas NI la acción de origen. En la mayoría de casos, es el comportamiento que necesita: se informa del motivo por el que no puede utilizar la acción para que pueda hacer frente al problema en el elemento de destino relacionado y luego volver a ejecutar la acción en el elemento principal.
No obstante, a veces querrá que el proceso continúe aunque la acción relacionada no esté disponible en uno o más de los elementos de destino. Tenga en cuenta el ejemplo en el que va a agregar una nota a todos los Cambios adjuntos a un Problema cuando se procesa el Problema. En este caso, siempre querrá que la acción procese el Problema y que se agregue la nota a todos los Cambios en los que pueda agregar una nota. Si ya se ha cerrado algún Cambio y no es posible agregar una nota, no querrá que esto detenga el procesamiento del Problema.
Para configurar acciones para que progresen cuando no hay disponible una acción relacionada:
- Abra el proceso necesario y seleccione la acción automática de la acción relacionada.
- Haga clic en
.
Aparece el cuadro Propiedades. - Ajuste la propiedad ¿Continuar si la acción relacionada no está disponible? como Verdadero si desea que el proceso de origen continúe aunque la acción relacionada no esté disponible en el elemento de destino.
Si este valor está ajustado como Verdadero, la acción de los elementos de destino avanzará donde pueda, pero el proceso de origen lo hará aunque la acción relacionada no esté disponible en algún elemento de destino. - Haga clic en
.
El proceso se guarda.